Vous souhaitez connaître ou approfondir vos compétences dans le domaine de l’administratif ? Vous êtes à la recherche d’une alternance pour la rentrée de septembre ? Rejoignez notre équipe en tant qu’Assistant(e) administratif(ve) et développer vos compétences au sein d’un environnement dynamique et bienveillant !

Participer à la vie de service Location chez LHEUREUX LOCATION, c’est avoir une grande variété de missions et des journées qui ne se ressemblent pas !

Alors concrètement, quelles activités aurez-vous l’opportunité de découvrir et de réaliser dans le cadre de votre alternance ?

• Le traitement des demandes

A la demande des commerciaux ou des clients, vous apprendrez à analyser la faisabilité d’une demande (disponibilité des ressources matérielles et humaines en interne) et vous pourrez préparer les éléments du devis ainsi que le contrat de location que vous transmettrez au client.

• Les affectations des ressources & les suivis

Vous apprendrez à gérer l’affectation des chauffeurs et des machines au planning Excel chaque semaine (après validation au cours de la réunion planning avec les commerciaux), vous validerez puis enverrez toutes les composantes des contrats intérimaires aux agences de travail temporaire. Vous transmettrez au client tous les éléments nécessaires au chantier puis informerez les chauffeurs de leur affectation (téléphone, SMS). Vous mettrez à jour les variables de paie des chauffeurs à partir des bons reçus par les chauffeurs dont vous assurerez la saisie dans le logiciel « Loc pro » (à la fréquence moyenne d’une demie journée par semaine).

Vous validerez les heures réalisées que vous affecterez au contrat pour clôturer et avoir tous les éléments nécessaires à la facturation.

• La gestion, le suivi & la clôture des contrats de location

Vous serez en contact des chauffeurs, des commerciaux, des clients et des agences de travail temporaire et vous suivrez les composantes des contrats et des chantiers (localisation des machines, heures de travail des chauffeurs, besoins et réajustements en fonction des imprévus liés au chantier, mises à jour des informations liées aux contrats…)

• La facturation

Vous centralisez et saisirez les différents éléments de facturation à partir des informations suivies pendant toute la durée du contrat puis vous facturerez la location au client. Vous apprendrez également à traiter les demandes d’avoirs le cas échéant.

• Le rapprochement de factures fournisseurs

A partir des bons de livraison reçus, vous validerez la facturation fournisseurs puis saisirez les factures dans le logiciel Loc Pro.

Vous assurerez également l’archivage des dossiers, vous pourrez être amené(e) à réceptionner les appels téléphoniques en dehors de vos missions et transmettre les messages en l’absence de vos collègues.

Enfin, en pratique, vous débuterez vos journée entre 8h30 et 9h00 et à partir de ce moment là, vous pourrez être sollicité(e) par téléphone ou directement dans le bureau par les chauffeurs pour les demandes diverses en lien avec leur affectation sur les chantiers, par les commerciaux, les managers ou par la direction pour toute question ou demande liée aux demandes de location. En fonction de vos horaires de début de journée et des présences / absences au sein de l’équipe, vos journée se termineront entre 17h et 17h30.

Vous pourrez être amené(e) en fonction de l’évolution au cours des deux ans, à intervenir sur les contrats de l’activité Terra sol (activité spécifique de l’entreprise qui nécessite plus de temps de traitement).

Vous pourrez également traiter la gestion des transports, qui consiste à planifier les transports de matériel, assurer le lien avec les transporteurs ainsi que les modifications de planning.